¿Cómo hacer una matriz de requisitos legales?: Beeok te ayuda con unos pocos clics

En el entrenamiento realizado para los interesados en esta plataforma de Chile y Perú, la firma mostró cómo su software inteligente puede hacer fácil y amigable para las empresas u organizaciones de cualquier rubro la construcción y visualización de matrices de requisitos legales de medio ambiente y salud y seguridad ocupacional.

Una estructura de orden ampliamente utilizada en la industria es la matriz de requisitos legales, y dado que existe una gran cantidad de exigencias respecto de las normativas y el aumento sostenido de éstas, es que herramientas como la planilla Excel, está quedando pequeña en materia de gestión de requisitos legales en medio ambiente, seguridad y salud ocupacional.

Precisamente en este punto es que las empresas y organizaciones necesitan contar con una herramienta tecnológica que les permita concentrar su gestión en esta materia con un método rápido, sencillo y amigable que concentre cada requerimiento, características que reúne el software inteligente Beeok, especialmente creado para simplificar esta labor y optimizar el tiempo de quienes se encargan de ésta área, para que puedan dedicarlo a otras mejoras dentro de la institución.

Justamente de esta plataforma y de la utilidad que presta es que Beeok realizó un encuentro virtual con  sus clientes y potenciales clientes (indicar si prefieren que ponga potenciales clientes) de Chile y Perú, donde se encuentra disponible, para hacerles un entrenamiento respecto a cómo crear matrices de requisitos legales con unos pocos clics.

Para ello, el Analista de Satisfacción al Cliente de Beeok, Juan Pablo Aguirre, mostró cómo construir y visualizar una matriz, acción muy simple y que prácticamente toma segundos, ya que desde el panel de opciones el usuario del servicio selecciona el tipo de requisitos legales que desea agregar, y los puede ir incorporando a la matriz con un solo clic.

Algunas de las categorías que se pueden seleccionar son materia o submateria, por ejemplo, manejo de residuos peligrosos o salud ocupacional, y ahí Beeok despliega los requisitos legales en torno a la categoría seleccionada y el usuario incorpora aquellos afines que su empresa debe cumplir. Añadió que en cada requisito legal, el sistema ofrece ofrece uno o más métodos para trabajar en el cumplimiento, y que también se puede acceder al texto completo del artículo para ver si aplica el requisito a su actividad o servicio.

“El constructor de matriz está pensado tanto para la etapa cuando estamos recién levantando nuestros requisitos legales, o bien para organizaciones con un alto nivel de identificación, para asegurarnos que no nos esté faltando nada”, explicó el Ingeniero Civil Ambiental.

La opción para aquellas empresas con un alto nivel de identificación, acotó el representante de Beeok,, es ingresar directamente en el botón que tiene un lápiz que conduce a un cuadro que permite filtrar y hacer cruces de información entre cuerpo legal, área de proceso, materia, submateria, sector, actividad específica, contexto o elemento, , permitiendo agregar requisitos legales a la matriz con el nivel de especificidad que cada usuario estime conveniente.

“El sistema ofrece una gráfica de los requisitos legales incluidos en la matriz, también se puede ver en tablas e incluso se puede exportar la matriz en un Excel para ver la información en cualquier dispositivo”, puntualizó. 

¿CÓMO UTILIZAR LA MATRIZ DE BEEOK? 

Durante su demostración, Juan Pablo Aguirre, ahondó en las características de la plataforma para la construcción de las matrices de cualquier rubro, y también contestó muchas inquietudes que hicieron los asistentes al webinar tanto de Chile como desde Perú.

Entre ellas surgió si acaso el sistema de Beeok entrega una alerta si el cuerpo legal está obsoleto o cambia. “Efectivamente, cuando revisamos la normativa en Beeok uno de los atributos que tiene el despliegue de información es la característica de si está vigente, derogado o la que corresponda. Así como también, mostramos si es que el cuerpo legal que está consultado ha sido modificado por otros cuerpos legales, o si el que estás consultando modifica otros cuerpos legales”. 

Otra de las dudas que surgió es si la incorporación de los requisitos legales a las matrices está a cargo de Beeok o del cliente. Al respecto, Aguirre explicó que por tratarse de una plataforma de suscripción, son los usuarios quienes la operan y “por ende, incorporan los requisitos legales como mostramos en este webinar”.

“Nuestros clientes tienen procesos de inducción y de apoyo constante, siempre nos pueden estar consultando las dudas que tengan sobre la plataforma, y los y las vamos a estar guiando en lo que necesiten, pero también pueden consultar por servicios adicionales de consultoría, donde efectivamente les podríamos ofrecer la posibilidad de realizar la identificación desde nuestra parte y dejarla cargada en Beeok para ellos”.

¿Cómo lo hago con las normas específicas para mi empresa: permisos, licencias o resoluciones de calificación ambiental? ¿Cómo las cargo?, fue también otra inquietud manifestada por los participantes del encuentro virtual y que también contestó el Analista de Satisfacción del Cliente de Beeok.

“Al ser temas particulares dentro de cada empresa no van a estar disponibles dentro de la suscripción masiva pero, efectivamente, podemos cargar todos los compromisos que puedan tener, ya sea por sistemas de gestión, por resoluciones de calificación ambiental, permisos sectoriales que sean exclusivos respecto de esa autoridad o internos que no estén dentro de la normativa. Nos pueden compartir esos compromisos y nosotros los ajustamos al formato de Beeok y los dejamos disponibles para que ustedes, como clientes, los puedan cargar a sus matrices y así evaluar el cumplimiento de estos desde la plataforma”, explicó Aguirre.

¿Si quiero que un tercero me audite, puedo usar Beeok?, fue otro de los planteamientos de los participantes. “Por supuesto, si la voluntad del tercero para realizar la auditoría con Beeok existe, los clientes son libres de poner a disposición de quién estimen el servicio por el que pagan, para que un auditor o fiscalizador pueda revisar desde ahí cómo se enteran de las nuevas normativas y cómo les dan cumplimiento a la que ya tienen identificada en sus matrices”.

Asimismo, fue consultado en cuanto a si la matriz permite agregar indicadores de cumplimiento. “Sí, pero tiene que gestionarlo a través de nosotros, entonces si a ustedes le acomoda cierta forma de cumplimiento, se conversa y se carga según necesidad”, situación que se repite en caso de que el cliente desee contar con una matriz de riesgo o de no conformidades, verificadores de cumplimiento nuevos o distintos que también se puede solicitar agregarla a su servicio.

Subrayó que en este caso como Beeok “también ofrecemos un servicio de auditoría donde vendrían las recomendaciones de los pasos a seguir para las no conformidades”.

Otro tema de interés fue la periodicidad en la actualización de la normativa, la que Beeok realiza en forma automática mediante una alerta, cada vez que se produce una modificación al cuerpo legal del requisito de interés, a lo que se suman informes mensuales sobre todas las novedades existentes respecto de las normativas de interés del cliente.

Finalmente, Juan Pablo Aguirre indicó que el software inteligente Beeok es de rápida implementación. “Para ponerlo en marcha técnicamente necesitamos unos cuantos datos de las personas que van a tener acceso, por lo tanto, desde que se cierre un acuerdo comercial en no más de 24 horas o del plazo que se establezca con el respectivo cliente para dar inicio al servicio, éste ya está andando. Cuando ya activamos el servicio nos reunimos con el cliente y quienes utilizarán la plataforma para que indiquen los cuerpos legales que les interesan y sobre la misma realizar o agendar la capacitación”.

Si estás interesado o interesada en construir matrices de requisitos legales con unos pocos clics, sólo debes contactarnos para pedir tu prueba sin costo en www.beeok.cl. ¡Te esperamos!