Uso de plataformas digitales para la gestión de requisitos legales

La normativa legal es un aspecto dinámico, ya que constantemente se crean y/o se derogan legislaciones de diversa índole, que presentan obligaciones para algún sector productivo en particular, o bien, éstas pueden ser de carácter general y aplicarse a elementos transversales para todo tipo de organización.

Por ello, lo importante en estos casos es siempre estar al tanto de los cambios a la legislación que puedan surgir, puesto que en caso que una eventual fiscalización de la autoridad a la instalación de la empresa evidencie que no se ha implementado alguna obligación descrita en alguna ley, por desconocimiento del empleador o de su área técnica respectiva, podría terminar en una sanción por incumplimiento.

El no cumplir con la normativa legal aplicable podría afectar considerablemente el desempeño de las gestiones, ya sea en el ámbito de la prevención de riesgos, es decir la seguridad y salud ocupacional, como en el ambiental, incluso, si la organización cuenta con alguna certificación de sistema de gestión ISO 45.001 o ISO 14.001, puesto que es motivo suficiente para determinar una no conformidad.

El conocer la creación o caducidad de un texto legal es un aspecto que no se puede pasar por alto, pero también debemos saber cuáles artículos son aplicables a la organización y qué obligaciones determinan, escenario que requiere de un análisis mayor y una revisión en profundidad.

Tradicionalmente, los departamentos de Medio Ambiente o de Prevención de Riesgos son los que manejan la información legal de cumplimiento que atañe a su respectiva compañía, la que masivamente se puede encontrar en planillas que contienen estos datos, generalmente almacenados en un Excel u otro programa similar. Así, cada vez que se requiera evidenciar la gestión de la normativa legal se recurre a ese archivo.

Ciertamente, el uso de cualquier planilla tiene aspectos positivos que determinan que es un formato adecuado para trabajar la información respecto de las normativas, pero sigue siendo un archivo, lo que genera algunas vulnerabilidades respecto de la seguridad de los datos que éste contenga, puesto que el documento puede ser objeto de cambios en la edición o en los mismos antecedentes debido a su uso.

Asimismo, la utilización de estos soportes de datos presenta una desventaja importante, que es que se requiere de un gran manejo y conocimiento por parte del usuario, de forma de sacar provecho a sus características.

Plataformas Digitales

A diferencia de éstos, el uso de las plataformas virtuales no requiere de gran habilidad por parte del usuario. Pueden utilizarse con un mínimo de información, y con el permiso de acceso los encargados podrán visualizar la base de datos normativa, sus matrices e informes existentes.

Esta es la razón por la que cada vez son más utilizadas estas herramientas que ayudan a la gestión de la normativa legal aplicable, ya que entregan múltiples beneficios a la gestión de los cuerpos legales.

En la actualidad existen diversos programas que, en cierta medida, tienen la misma finalidad, como aquellos que funcionan como un gran repositorio de cuerpos normativos y donde cualquier usuario puede visualizarlos, siempre y cuando se encuentren cargados en ella.

También, hay otras que permiten generar matrices de requisitos legales en donde al igual que en las planillas Excel se puede visualizar la normativa pero, además, permite la actualización inmediata y permanente de éstas, de modo que el usuario siempre esté al tanto de la aparición o eliminación de ésta, mediante notificaciones por correo electrónico.

Ello es posible debido a que las matrices están alojadas en soportes restringidos que sólo permiten el acceso a los usuarios, disminuyendo considerablemente la posibilidad de editarlas, generar duplicidad o perdida de la información.

Esta es una de las principales ventajas de esta modalidad de almacenamiento y gestión de las matrices de requisitos legales en la nube.

Algunas de las características que las plataformas digitales poseen como gestores de la normativa legal son:

Otras de las ventajas de los soportes digitales es que toda la información normativa está cargada, faciilitando así la revisión de cualquier cuerpo legal. De este modo, el usuario no debe recurrir a otras fuentes (ministerios u otras instituciones) con ese propósito, ya que están incluidos en la plataforma.

Asimismo, podrá visualizar la forma de cumplimiento que ha sido determinada por especialistas del área de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional.

Junto con ello, y como parte de las funcionalidades de estos sofware, el usuario podrá elaborar en ella su propia matriz de requisitos legales, en base a la normativa que se encuentre almacenada en ellos.

Junto con la elaboración y visualización de la matriz de requisitos legales, algunas plataformas digitales disponen de la opción de evaluar el cumplimiento de los requerimientos. De esta forma el usuario podrá indicar el cumplimiento o no de la normativa, generando gráficas que facilitan la comprensión y apoyar la presentación de los resultados.

En consecuencia, contar con una matriz de requisitos legales alojada en una plataforma digital entrega a las empresas u organizaciones una herramienta versátil y de fácil uso.

 

Referencias

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